I vantaggi delle soluzioni cloud rispetto alle soluzioni on-premise

Il dibattito tra soluzioni basate su cloud e sistemi di archiviazione tradizionali on-premise continua a suscitare opinioni contrastanti. Tuttavia, con l'avvento di tecnologie cloud più sofisticate ed economiche, i vantaggi delle soluzioni cloud sono sempre più difficili da ignorare. Le aziende, in particolare le piccole e medie imprese (PMI), stanno ora riconoscendo i vantaggi strategici offerti dai servizi cloud.

Kyocera Cloud Capture (KCC) è una soluzione di acquisizione documenti cloud-based che semplifica i flussi di lavoro digitalizzando i documenti cartacei e fornendo un'integrazione diretta con le piattaforme di archiviazione cloud più diffuse, come Kyocera Cloud Information Manager, Sharepoint, OneDrive Business o Google Drive.

Esploriamo i vantaggi delle soluzioni cloud rispetto ai sistemi on-premise, usando KCC come esempio principale.

Basso investimento iniziale e costi ridotti relativi alla manutenzione

Uno dei vantaggi più interessanti dei migliori software di gestione documentale basati su cloud è il significativo risparmio sui costi. Le soluzioni on-premise tradizionali richiedono un investimento iniziale per il server, storage, licenze software e le spese continue di manutenzione, aggiornamenti e sicurezza. Inoltre, questi costi non sono una tantum; Le aziende devono stanziare un budget per il personale IT, che gestisca l'infrastruttura e gestisca problemi di sistema imprevisti.

KCC allevia questi oneri finanziari. Questa soluzione Kyocera non richiede hardware costoso, installazione di un server o manutenzione continua. Le aziende devono semplicemente registrarsi al servizio e attivarlo. Questa configurazione rapida e senza complicazioni lo rende un'opzione interessante per le PMI e per tutte le altre aziende, che spesso operano con risorse IT limitate.

Passando a una soluzione di gestione documentale basata su cloud come KCC, le aziende possono reindirizzare i propri budget verso iniziative più strategiche anziché sui costi infrastrutturali continui.

Implementazione rapida e semplice delle soluzioni cloud

Le soluzioni on-premise spesso comportano lunghi processi di implementazione, che richiedono molto tempo e competenze tecniche per installare e configurare l'hardware e il software necessari. Per le aziende con risorse IT limitate, questo può rappresentare un ostacolo significativo al miglioramento delle capacità di gestione documentale.

Al contrario, il software di acquisizione documenti basato su cloud di Kyocera, KCC, offre un processo di implementazione rapido e semplice. Le aziende possono iniziare a inviare i documenti scansionati direttamente dalla loro stampante multifunzione Kyocera alla soluzione di archiviazione cloud prescelta subito dopo aver implementato KCC e aver definito i flussi di lavoro di scansione preferiti. Con questo software Kyocera non è necessario preoccuparsi di installare server o gestire configurazioni complesse. Questa facilità d'uso consente alle aziende di rimanere flessibili, adattandosi rapidamente ai cambiamenti del flusso di lavoro senza i ritardi associati alle tradizionali configurazioni on-premise.

Scalabilità e flessibilità delle soluzioni cloud

Una delle maggiori sfide delle soluzioni on-premise è la scalabilità. Con la crescita di un'azienda, aumenta anche il volume di dati da gestire. L'espansione di un sistema on-premise richiede l'acquisto di hardware aggiuntivo, la riconfigurazione dell'infrastruttura e, possibilmente, persino la revisione dei sistemi esistenti per soddisfare i nuovi requisiti. Questo approccio non solo richiede molto tempo, ma può anche rivelarsi piuttosto costoso.

I software di acquisizione documenti basati su cloud, d'altra parte, sono progettati per una scalabilità senza sforzo. KCC, abbinato a un sistema di archiviazione cloud, offre una flessibilità che i sistemi on-premise semplicemente non possono eguagliare. Questa scalabilità garantisce che il sistema di acquisizione documenti basato su cloud cresca di pari passo con la crescita aziendale, senza incorrere in spese o complicazioni inutili. Consigliamo di sviluppare un solido sistema di sicurezza cloud per proteggere efficacemente la soluzione di gestione documentale in crescita.

Migliore accessibilità e collaborazione

I dipendenti spesso necessitano di accedere ai documenti da diverse posizioni, sia che lavorino in ufficio, a casa o in mobilità. Le soluzioni on-premise limitano l'accessibilità poiché in genere richiedono che gli utenti siano connessi alla rete locale per recuperare i documenti.

Le soluzioni di acquisizione documenti cloud come KCC abbattono queste barriere. KCC si integra perfettamente con le piattaforme di archiviazione cloud più diffuse, consentendo agli utenti di acquisire, archiviare e accedere ai documenti da qualsiasi luogo con una connessione Internet, favorendo una maggiore collaborazione e produttività.

Digitalizzando i documenti e rendendoli immediatamente disponibili nel cloud, i dipendenti possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, semplificando i flussi di lavoro e riducendo al minimo i ritardi. Questo è particolarmente vantaggioso per le PMI e tutte le altre aziende, dove il lavoro da remoto e l'accesso tramite dispositivi mobili stanno diventando sempre più una prassi standard.

Integrazione perfetta con gli ambienti cloud esistenti

Molte aziende hanno già adottato soluzioni di archiviazione cloud, come KCIM, Google Drive, OneDrive o SharePoint. I sistemi di archiviazione on-premise spesso faticano a integrarsi con questi ambienti esterni, creando attriti nei flussi di lavoro e richiedendo processi manuali per lo spostamento dei documenti tra i sistemi.

KCC è progettato per integrarsi perfettamente con gli ambienti cloud che le aziende già utilizzano. I documenti acquisiti ed elaborati tramite KCC possono essere inviati automaticamente alla destinazione cloud specificata, consentendo agli utenti di archiviare e gestire i propri documenti in una piattaforma centralizzata e familiare. Questa integrazione semplifica il flusso di lavoro, riduce le attività manuali e migliora la produttività complessiva.

I vantaggi delle soluzioni cloud rispetto alle soluzioni on-premise

I vantaggi delle soluzioni cloud rispetto ai sistemi di archiviazione on-premise sono evidenti. Dal risparmio sui costi e la scalabilità alla maggiore accessibilità e integrazione, i servizi basati su cloud come Kyocera Cloud Capture offrono un approccio più flessibile, efficiente e affidabile alla gestione dei documenti.

Per aziende e gruppi di lavoro, l'adozione di soluzioni cloud come KCC può favorire la trasformazione digitale, ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza del flusso di lavoro. Optando per un sistema di acquisizione documenti basato su cloud, le aziende possono rimanere agili e competitive in un panorama digitale in rapida evoluzione. Non esitate a contattare il nostro team per saperne di più su KCC.