DocuWare

Gestione Professionale dei contenuti aziendali

DocuWare è un sistema di gestione documentale all'avanguardia per la gestione professionale dei contenuti aziendali (Enterprise Content Management) e, grazie all'uso mirato delle informazioni contenute nei documenti, consente di ottimizzare i processi aziendali.

DocuWare archivia automaticamente i documenti sulla base dei criteri impostati dagli utenti, indipendentemente dall'origine o dal formato.

È quindi possibile archiviare, condividere e gestire con la massima sicurezza e semplicità documenti in formato elettronico e cartaceo (corrispondenza, registri, e-mail, file CAD, file di spool e molto altro ancora) da un pool di documenti centralizzato.

Adesso è il momento di investire in ECM e nel futuro competitivo delle aziende.

Segnali che rivelano la necessità di un sistema di gestione documentale

  • Elevati costi di gestione documentali non piu‘ sotto controllo
  • Difficoltà di accesso ai documenti necessari da parte dei dipendenti
  • L'organizzazione spende somme molto elevate in soluzioni di archiviazione fisica
  • Non è possibile visualizzare tutte le parti di un processo aziendale
  • Le opzioni di ricerca disponibili sono limitate
  • Non è possibile accedere alle informazioni necessarie durante gli spostamenti

Perché DocuWare?

  1. RoadMap per la gestione dei documenti: DocuWare come soluzione per disegnare una migliore gestione dell'elaborazione dei documenti per contribuire a contenere i costi ed eliminare le inefficienze, migliorando le operazioni aziendali a 360 gradi: dall'efficienza dei flussi di lavoro, all'indicizzazione dei documenti, alla collaborazione dei dipendenti e così via.
  2. Nessuna interruzione delle operazioni: continuità oggi è sinonimo di competitività aziendale, in particolar modo quando si cerca di migliorare i processi.  Attraverso il processo di roadmap DocuWare permette una gestione dei documenti, delineata con assoluta precisione, in modo da garantire la totale assenza di tempi di inattività dei dipendenti o interruzione del flusso di lavoro.
  3. Intelligent Indexing: risorse aziendali e tempo impiegato per archiviare e recuperare i documenti vengono ridotti al minimo grazie alla tecnoclogia Intelligent Indexing di DocuWare; grazie a tale tecnologia indicizzare e archiviare i documenti risulterà semplice e automatico per tutti i dipendenti. Il sistema di Intelligent Indexing auto apprende in che modo l'azienda archivia i documenti e quindi ottimizza tale processo automaticamente.
  4. Integrazione a 360 gradi: l’integrazione dei sistemi informatici è fondamentale per ottimizzare processi e ridurre i costi, aumentando quindi la competitività aziendale. DocuWare permette una integrazione di sistemi semplice ed immediata con le diverse applicazioni esistenti, quali piattaforme per e-mail, contabilità, pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e gestione del rapporto con i clienti (CRM), attraverso connettori certificati e/o interfacce semplici da utilizzare.
  • Documenti cartacei: con DocuWare la gestione dei documenti cartacei diventa semplice ed efficacie. Attraverso DocuWare è possibile integrare le multifunzioni KYOCERA all’interno della gestione dei processi documentali cartacei, utilizzare funzioni avanzate di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), gestione Barcode e archiviare l’informazione attraverso un processo di indicizzazione automatizzata.

 

  • Email: DocuWare archivia automaticamente i messaggi di posta elettronica e i relativi allegati in un pool di documenti centralizzato. La presenza di connettori specifici per i client di posta semplifica l’operatività degli utenti nell’archiviare informazioni prezione provenienti dal canale e-mail.

 

  • Documenti aziendali: DocuWare archivia i dati indipendentemente dalla fonte di origine (cartacea o digitale), in un formato capace di protegge le informazioni da eventuali modifiche non autorizzate.

 

  • File Office, AutoCAD etc: Attraverso il monitoraggio continuo delle cartelle file system, DocuWare, rilevata la presenza di nuovi file in queste ultime, esegue l’ importazione automatica all’ interno del flusso di archiviazione delle informazioni. La presenza di Add On specifici permetto l’utilizzo dei processi di archiviazione direttamente dall’interfaccia delle suite terze parti tipo MS OFFICE etc. Potenti funzioni integrano i criteri di classificazione e riconoscimento full-text per l'archiviazione e l'indicizzazione. Un kit di sviluppo consente di integrare DocuWare con molteplici applicazioni presenti sul mercato.
  • Controllo ed ottimizzazione dei processi documentali: i processi aziendali basati su carta oe/o documenti elettronici possono essere definiti, tracciati, controllati grazie alla classificazione in cartelle di lavoro virtuali. Per ogni utente è possibile stabilire delle mansioni di lavoro e tracciare eventuali scadenze die singoli processi in cui viene impiegato in modo semplice e sicuro.
  • Integrazione dei documenti archiviati con l’infrastruttura software del cliente: Visualizzazione con le applicazioni Windows dei documenti archiviati pertinenti con la semplice pressione di un tasto, oppure invio dei termini di ricerca a DocuWare – senza la minima necessità di programmazione.
  • Riconoscimento automatico: codici a barre, i testi presenti all’interno die documenti vengono letti tramite OCR e utilizzati per l'indicizzazione dei documenti stessi. Questi metadata vengono salvate in campi predefiniti del database e utilizzate per indicizzare automaticamente i documenti.
  • Importazione pro attiva dei documenti: è possibile archiviate le e-mail ad es. da Outlook, Exchange o altri sistemi di posta elettronica in modo semplice attraverso un semplice click I documenti vengono indicizzati e classificati automaticamente. E’ inoltre possibile monitorare le cselle di posta elettronica e/o le cartelle del file system e importate i file salvati in cassetti e archivi DocuWare.
  • Accesso sicuro - sempre ed ovunque:  accesso globale alle informazioni archiviate tramite i piu’ comuni browser presenti sul mercato, sia da postazione fissa che da postazione mobile ( smartphone e tablet).
  • Interfaccia semplice da utilizzare basato su standard tecnologici – web services DocuWare presenta una interfaccia semplice ed intuitiva, basata su nuove tecnologie web, capace di adattarrsi a qualsiasi logica di lavoro degli utenti finali attraverso il concetto di cassetti virtuali ove organizzareed archiviare tutte le informazioni.
  • Scalabilità flessibile: soluzione moduilare e scalabile capace di adattarsi alla maggior parte delle esigenze die clienti finali in termini di gestione documentale digitale.

Destinatari della soluzione DocuWare sono tutte quelle organizzazioni medio grandi che ogni giorno devono confrontarsi con l’aumento esponenziali delle informazioni da gestire provenienti da molteplici fonti siano esse cartacee o digitali. Clienti target sono tutte quelle realtà che oggi permettono che tali informazioni vengono archiviate in sistemi e posizioni differenti, con conseguente riduzione della loro fruibilità eperdita di tempo nella ricerca. I settori di attività che utilizzano più frequentemente le soluzioni di gestione documentale sono: servizi finanziari, assistenza sanitaria, legale, pubblica amministrazione, istruzione. Comunque, l’interesse per la gestione documentale cartacea/digitale è forte in tutti i settori con richieste guidate da applicativi orizzontali e funzioni verticali, come nel caso di contabilità, risorse umane e logistica

  • Sanità: con la possibilità di verticalizzazione applicazione software per servizi sanitari, ospedali, studi dentistici ed altri settori medici, DocuWare offre soluzioni, che comprendono una gamma completa di supporti. In numerose strutture ospedaliere vengono utilizzate soluzioni di gestione documentali DocuWare per migliorare la sicurezza, il comfort e l’efficienza in tutte le fasi del trattamento dei pazienti.

I codici a barre sono utilizzati per ridurre gli errori di identificazione e velocizzare le procedure ospedaliere dalla fase di ricovero a quella di dimissione del paziente, in tutti i reparti, dalla farmacia alla corsia. Attraverso DocuWare è possibile progettare soluzioni mirate a salvaguardare la sicurezza dei pazienti nelle strutture ospedaliere, la ricerca delle informazioni cliniche ospedaliere inerenti i degenti e l’archiviazione di queste ultime in processi strutturati sicuri ed affidabili. DocuWare garantisce la tracciabilità completa e sicura dei dati. In ambito sanitario si offrono le seguenti soluzioni: un processo applicativo che abbina al paziente prognosi e profilassi riducendo gli errori nella fase di analisi e somministrazione farmaci.

 

  • Settore Bancario: attraverso DocuWare è possibile sviluppare servizi e soluzioni di Business Process Outsourcing per gli Istituti Bancari, studiati per garantire la gestione dei processi documentali inbound dalla sede centrale, dalle filiali, dagli sportelli, dal cliente finale, nonché la gestione degli archivi sia elettronici che cartacei. Su richiesta, vengono attivati servizi di gestione magazzino stampati/economato e attività di ufficio posta inbound e outbound. DocuWare rende operativi i servizi integrati con portali attraverso una piattaforma di content e workflow management, compresa l’intranet per la gestione della contrattualistica, delle comunicazioni periodiche al correntista e della documentazione a supporto delle attività di sportello.

Tipologie: Contratti e allegati di conto corrente, mutui, titoli e fidi Comunicazioni paperless alla clientela.

 

  • Il mercato manifatturiero: è uno scenario complesso e diversificato che richiede soluzioni personalizzate per ogni singola applicazione. Dal settore tessile, automobilistico ed elettronico a quello chimico, alimentare e sanitario, la soluzione DocuWare è studiata per ridurre il costo totale di possesso, incrementare la produttività e velocizzare i processi. La soluzione DocuWare si integra perfettamente nei flussi di lavoro e nelle reti esistenti e possono essere configurate per adeguarsi ai singoli processi.

 

  • Logistica: DocuWare supporta i flussi di informazioni e semplifica la procedura di creazione dei documenti per assicurare un risparmio di tempo e denaro. Il trasporto di merci implica anche il trasferimento di informazioni. Non è possibile condurre con successo la propria attività se non si dispone della documentazione corretta, nel luogo e nei tempi richiesti. DocuWare offre un'ampia gamma di workflow studiati per assicurare che i documenti siano sempre aggiornati e tempestivamente disponibili, contribuendo a ridurre i costi e a gestire le tempistiche più pressanti, migliorando al tempo stesso l'efficienza generale delle imprese che operano nell'odierno settore dei Trasporti e della Logistica, sempre più esigente.

 

Materiale a supporto

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