AutoStore 7

Meno carta, più efficienza

Gestione automatica del flusso documentale

Accade di frequente, anche negli uffici piu’ organizzati, che documenti importanti come fatture, bolle e ddt siano essi in formato cartaceo e/o formato elettronico, posano risultare difficili da ricercare ed integrare all’interno del processo di archiviazione documentale, per poter essere utilizzati dai dipendenti in maniera corretta e produttiva.

Le attività di conversione, indicizzazione e la corretta archiviazione di questi documenti possono richiedere tempo e molto spesso comportano costi di gestione elevati.

La possibilità di automatizzare il processo garantisce una ottimizzazione efficace del flusso documentale all'interno dell'organizzazione, permettendo quindi una riduzione di costi e aumentando in modo significativo la produttività. 

Fate lavorare AutoStore 7 per voi

AutoStore 7 è una soluzione middle ware, basata su struttura server/client, che permette di acquisire, elaborare e distribuire in assoluta sicurezza di documenti cartacei ed elettronici a diverse applicazioni aziendali.

Destinatari della soluzione Autostore 7 sono tutte quelle imprese, di qualsiasi dimensione, che desiderano evitare la gestione manuale dei documenti, siano essi cartacei o in formato elettronico.

Autostore 7 permette di automatizzare i processi documentali aziendali riducendo al minimo eventuali errori di gestione delle informazioni.

La soluzione si appoggia all’ infrastruttura di rete esistente permettendo di acquisire le informazioni documentali dai dispositivi multifunzione MFP, smartphone, messaggi di posta elettronica, fax server, cartelle condivise/pubbliche, siti FTP, applicazioni di Microsoft® Office®, PC desktop, flussi di dati XML e altre fonti. Le informazioni acquisite possono essere elaborate, convertite modificate etc, sulla base del flusso di lavoro prestabilito (lettura barcode, gestione OCR etc…).

Al termine dell’elaborazione, le informazioni e i metadata correlati, vengono distribuiti alle diverse destinazioni (fax, posta elettronica, sistema di gestione documentale DMS, o in siti FTP, in cartelle di rete protette, o persino in più destinazione contemporaneamente).

Tutti i flussi di lavoro di AutoStoresono visualizzabili ed utilizzabili attraverso i pannelli dei menu dei dispositivi multifunzione KYOCERA, grazie all’utilizzo della piattaforma HyPAS. La creazione e la personalizzazione dei flussi di lavoro viene eseguita attraverso AutoStore Process Designer, utility drag and drop – semplice e intuitiva - che consente di pre configurare e salvare, in modo sicuro, i flussi per ridurre il numero di passaggi che deve eseguire l’utente finale.

Questa funzionalità, semplice e di facile utilizzo, evita le procedure manuali, riduce gli errori causati dagli utenti e si traduce in un’elaborazione dei documenti precisa ed efficiente.

Le sfide aziendali

- “Acquisire documenti inserendo manualmente le informazioni aggiuntive, ed eventuale destinazione di archiviazione, sia essa una cartella di sistema o un sistema di gestione documentale D.M.S. è molto dispendioso in termini di tempo e costi…" - C'è un modo più semplice e veloce?

 - “In azienda perdiamo tantissimo tempo e risorse, sia per cercare di recuperare le informazioni archiviate sia per correggere gli errori di inserimento dei dati” - Lavorare con maggiore precisione ed efficienza è possibile?”                                                   

- “Abbiamo alti costi legati alla gestione dei documenti: posta e corrieri, scansione centralizzata, fax e archiviazione documenti" – E’ possibile ridurre questi costi ottimizzando i processi e utilizzando strumenti innovativi per gestire il flusso di archiviazione?”

I Vantaggi

  • Aumento della produttività in azienda, grazie alla riduzione dei processi manuali e alla possibilità di eliminare l’errore umano.
  • Processi aziendali semplificati: le informazioni vengono inviati automaticamente alle applicazioni aziendali selezionate.
  • Costi di gestione ridotti drasticamente, grazie alla riduzione dei costi di storage e alla riduzione dei processi di inserimento manuale dei dati, etc.
  • Garanzia di conformità legale, attraverso l'elaborazione di documenti in modo sicuro e basato su regole
  • Accesso alle informazioni personalizzato, tracciato e sicuro secondo le disposizioni aziendali.

Mercati verticali

I settori di attività che utilizzano più frequentemente le soluzioni per la cattura dei documenti sono: servizi finanziari, assistenza sanitaria, legale, pubblica amministrazione, istruzione. Comunque, l’interesse per la gestione documentale cartacea/digitale è forte in tutti i settori con richieste guidate da applicativi orizzontali e funzioni verticali, come nel caso di contabilità, risorse umane e logistica.

Assistenza sanitaria:

Le registrazioni mediche sono documenti critici nel settore medicale. Il costo per mantenere queste registrazioni è elevato, mentre la conformità alle normative è obbligatoria.

Settore legale:

Mantenere la documentazione nel settore legale è essenziale. Autostore 7 può facilmente catturare, indicizzare ed instradare questa documentazione in un sistema di gestione documentale legale.

Finanza:

Le istituzioni finanziarie desiderano migliorare l’efficienza delle operazioni che ruotano attorno ai loro prodotti per i servizi finanziari, non solo i prodotti stessi.

Pubblica amministrazione:

I settori federali, statali e delle amministrazioni locali hanno volumi elevatissimi di carta ed informazioni da gestire. Inoltre, le informazioni vengono utilizzate in modi nuovi per migliorare sia i servizi ai cittadini che le operazioni interne.

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